Unternehmen verpflichtet Hinweisgeber Meldestelle einzurichten

Um den Schutz der Hinweisgeber in Deutschland zu verbessern, sollen Unternehmen eine interne Hinweisgeber Meldestelle einrichten, an die sich hinweisgebende Personen wenden können.

Von den Regelungen direkt betroffen sind alle Unternehmen, die in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Für Arbeitgeber ab 250 Mitarbeitenden gilt die Verpflichtung sofort nach Inkrafttretens des Gesetzes. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht § 42 HinSchG eine verlängerte Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023 vor.

Als interne Meldestelle für Hinweisgeber dürfen auch Dritte beauftragt werden, an die sich die Beschäftigten wenden können (§14 Abs. 1 HinSchG). Bei Konzernen genügt eine Hinweisgeber Meldestelle für den gesamten Konzern. Eine externe Meldestelle des Bundes (beim Bundesamt für Justiz) wird als leicht zugängliche, zentrale Anlaufstelle eingerichtet.

Identitätsschutz für Hinweisgebende steht im Fokus

Dem Schutz der Identität der hinweisgebenden Person kommt dabei eine besondere Rolle zu. So darf nur der Person die Identität bekannt sein, welche die Meldung bearbeitet. Dagegen verboten sind Strafaktionen, wie etwa Kündigungen, Versagung von Beförderungen oder Abmahnungen. Wird dagegen verstoßen und entsteht der hinweisgebenden Person ein Schaden, ist dieser zu ersetzen. Dies gilt auch für Reputationsschäden. Schadenersatzpflicht besteht ebenso für die hinweisgebende Person bei grober oder vorsätzlicher Falschmeldung.

Bei möglichen Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz handelt es sich um Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße bestraft werden.

Mit welchen Bußgeldern muss ich rechnen?

Ein Bußgeld in Höhe von bis zu 100.000 Euro hat zu erwarten, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht), wer verbotene Repressalien ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet.

Mit Geldbußen in Höhe von bis zu 20.000 Euro muss rechnen, der keine interne Meldestelle einrichtet oder diese nicht betreibt.

Es gilt zu beachten, dass § 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG auf § 30 Abs. 2 S. 3 OWiG verweist, wonach die höchstmögliche Geldbuße für die aufgeführten Tatbestände auf das bis zu 10-fache der vorstehend genannten Höchstbeträge erhöht werden kann.

Intelligente Hinweisgeber Meldestelle von Intelli Revolution

Intelli Revolution bietet Ihnen eine intelligente Hinweisgeber Meldestelle, die alle Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt und alle Bedürfnisse der im Prozess Betroffenen berücksichtigt.

Wir bieten unsere intelligente Hinweisgeber Meldestelle in zwei Varianten an:

  • Hinweisgebersystem mit Ombudsperson oder
  • Ombudsperson für bestehende Meldekanäle

Bei unserem Hinweisgebersystem mit Ombudsperson kommunizieren der Hinweisgebende und die Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, einen Messenger (Signal, Threema) oder unsere Postanschrift. Zudem ist auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson möglich – auf Wunsch auch via Videokonferenz.

Die Meldekanäle im Überblick

E-Mail
Threema
Signal
Brief
Treffen
Video-Konferenz

So funktioniert unser Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem ermöglicht dem Whistleblower die einfache und sichere Abgabe von Hinweisen über die o.g. Meldekanäle. Die Anonymität der hinweisgebenden Person wird dabei stets durch die Ombudsperson sichergestellt.

Sie haben sich bereits für eine Whistleblower-Lösung entschieden und benötigen noch eine Ombudsperson, um die Anonymität der hinweisgebenden Person zu gewährleisten? Dann entscheiden Sie sich für unser Paket Ombudsperson für bestehende Meldekanäle.

Ersteinschätzung durch Ombudsperson

Alle eingehenden Meldungen werden durch die Ombudsperson überwacht (24/365). Es erfolgt eine Ersteinschätzung und die Bestätigung der Meldung an den Hinweisgebenden innerhalb der gesetzlichen Frist.

Auf Grundlage der Ersteinschätzung entscheiden Sie selbst über die weitere Vorgehensweise und wer die Investigation durchführen soll. Auch hier bieten wir kompetente Unterstützung an und können auf ein Netzwerk von Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, IT-Expert:innen etc. zurückgreifen. Ihre Ombudsperson bleibt hierbei stets an Ihrer Seite.

Was unterscheidet unsere Hinweisgeber Meldestelle von anderen Angeboten?

Wir wissen um die Bedeutung ethischen Handelns. Die rechtzeitige Erfassung von Compliance-Verstößen durch unsere Hinweisgeber Meldestelle führt zu einer Steigerung des Vertrauens in Ihr Unternehmen, verhindert teure Bußgeldverfahren und schützt Sie vor möglichen Reputationsschäden.

Die Mehrheit der Anbieter stellt lediglich ein System zur Übermittlung von Hinweisen der Whistleblower zur Verfügung. Eine inhaltliche Filterung oder gar Plausibilitätsprüfung wird in der Regel jedoch nicht vorgenommen. Dagegen schaffen wir mit unserer digitalen Hinweisgeber Meldestelle einen vertrauensvollen Kommunikationskanal für Hinweisgebende und ermöglichen eine fachgerechte Bearbeitung der eingehenden Hinweise.

So wird jede eingehende Meldung 24/365 von Jurist:innen gesichtet, ausgewertet und den Entscheidern entsprechende Handlungsempfehlungen unterbreitet. Unsere Hinweisgeber Meldestelle ist zudem für jede Unternehmensgröße geeignet und kann mühelos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.

Alle Vorteile des Portals auf einen Blick:

Wir konnten Sie von den Vorteilen unserer intelligenten Hinweisgeber Meldestelle überzeugen und Sie möchten das Hinweisgeberschutzgesetz mit uns gemeinsam umsetzen? Dann entscheiden Sie sich für eines der umfassenden Leistungspakete.

Zwei Pakete zur Auswahl

Hinweisgebersystem mit Ombudsperson
im Monat
49 €
Einrichtungsgebühr: 79 €, Einrichtungsdauer: sofort verfügbar
Abrechnung jährlich im Voraus, kündbar jährlich
Hinweisgebersystem (www.hinweisgebermeldestelle.de)
E-Mail-Adresse
Messenger (Signal, Threema)
Postanschrift
Persönliches Treffen auf Wunsch des Hinweisgebers: 100 €/h (monatliche Abrechnung)
Monitoring der Kanäle durch eine Ombudsperson
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
Umfassende Plausibilitätsprüfung von Hinweisen: 100 €/h (monatliche Abrechnung)
Angebot anfordern
Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
im Monat
49 €
Einrichtungsgebühr: 79 €, Einrichtungsdauer: derzeit ca. 2 Werktage
Abrechnung jährlich im Voraus, kündbar jährlich
Stundenbasierte Abrechnung der Ombudsperson: 100 €/h (monatliche Abrechnung):
Persönliches Treffen auf Wunsch des Hinweisgebers
Monitoring Ihrer Meldekanäle durch eine Ombudsperson
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
Umfassende Plausibilitätsprüfung von Hinweisen
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