Unternehmen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystem verpflichtet

Am 16.12.2019 trat die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU 2019/1937) zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft. Die EU-Whistleblower-Richtlinie hätte spätestens bis zum 17.12.2021 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. Am 22. Juni 2022 legte die Bundesregierung einen Gesetzesentwurf vor. Am 16. Dezember 2022 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit wenigen Anpassungen im Bundestag verabschiedet, fand dann aber am 10.02.2023 keine Zustimmung im Bundesrat. Aus diesem Grunde tagte am 9. Mai 2023 der Vermittlungsausschuss und es wurde ein Kompromiss gefunden. Dieser wurde am 11. Mai 2023 im Bundestag verabschiedet und fand nur einen Tag später Zustimmung im Bundesrat. Aus diesem Grund sind Unternehmen dazu verpflichtet, intern ein Hinweisgebersystem einzurichten, sodass Whistleblower über vertrauliche Kommunikationskanäle mögliche Straftaten und Ethikverstöße melden können.

Die gesetzliche Regelung betrifft alle Unternehmen, die 50 oder mehr Mitarbeitende beschäftigen (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen ein entsprechendes Hinweisgebersystem unmittelbar nach Inkrafttreten des Gesetzes einführen. Dagegen gilt für Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeiter:innen eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023.

Rechtens ist es Übrigens auch, für die Ausübung der Funktion eines internen Hinweisgebersystems Dritte zu beauftragen, an die sich Beschäftigte wenden können (§14 Abs. 1 HinSchG). Wenn es sich beim Unternehmen um einen Konzern handelt, ist ein einziges Hinweisgebersystem für den ganzen Betrieb ausreichend.

Im Zentrum steht der Identitätsschutz der hinweisgebenden Personen

Eine wesentliche Rolle kommt dem Aspekt des Schutzes der Identität der Personen zu, die Hinweise geben: Ausschließlich die Person, welche die Meldung bearbeitet, darf Details zur Identität der hinweisgebenden Personen erhalten.

Die zentrale Schutzvorschrift des Gesetzes ist das Verbot von Repressalien. Damit sind alle ungerechtfertigten Nachteile, die eine hinweisgebende Person infolge ihrer Meldung oder Offenlegung erleidet (wie zum Beispiel Abmahnungen, die Versagung von Beförderungen oder Kündigungen), verboten.

Weitere Regelungen komplettieren den Schutz für hinweisgebende Personen, zum Beispiel Schadensersatz- und Bußgeldvorschriften:

Für die Person, die den Hinweis gibt, existiert eine Verpflichtung zum Schadenersatz, wenn eine Falschmeldung auf vorsätzliche oder grobe Weise erfolgt. Als Ordnungswidrigkeiten einzustufen und mit Geldstrafen belegt sind Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz.

In welcher Höhe liegen die Bußgelder, wenn betroffene Unternehmen kein Hinweisgebersystem einführen?

Mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro müssen Betriebe rechnen, die kein internes Hinweisgebersystem einrichten oder ein solches nicht betreiben.

Wer für die Verhinderung einer Meldung oder der entsprechenden erforderlichen Kommunikation verantwortlich ist oder versucht hat, eine Meldung oder die Kommunikation zu verhindern, muss mit einem Bußgeld bis 50.000 Euro rechnen.

Dasselbe gilt, wenn verbotene Repressalien ergriffen werden oder der entsprechende Versuch unternommen wird. Auf dieselbe Weise wird verfahren, wenn Personen das Gebot der Vertraulichkeit auf fahrlässige Weise missachten.

Zu beachten ist, dass § 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG eine Verweisung auf § 30 Abs. 2 S. 3 OWiG enthält, wonach die höchstmögliche Geldbuße für die aufgeführten Tatbestände auf das bis zu 10-fache der vorstehend genannten Höchstbeträge erhöht werden kann.

Das Hinweisgebersystem von Intelli Revolution – intelligent!

Wir bieten ein intelligentes Hinweisgebersystem mit Ombudsperson. Das Hinweisgebersystem erfüllt nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen an ein internes Hinweisgebersystem, sondern lässt sich auch einfach in die bestehende Prozesslandschaft integrieren.

Wählen Sie zwischen unseren zwei Varianten:

  • Hinweisgebersystem mit Ombudsperson oder
  • Ombudsperson für bestehende Meldekanäle

Bei unserem Hinweisgebersystem mit Ombudsperson kkommunizieren der Hinweisgebende und die Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, einen Messenger (Signal, Threema) oder unsere Postanschrift. Zudem ist auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson möglich – auf Wunsch auch via Videokonferenz.

Bei dem Service Ombudsperson für bestehende Meldekanäle verfügen Sie bereits über Meldekanäle und wir integrieren diese in unser Monitoringsystem.

Bei jedem Paket steht eine juristisch ausgebildete Ombudsperson zur Verfügung, die sich um die fristgerechte Bearbeitung der eingehenden Hinweise kümmert.

Die Meldekanäle im Überblick

E-Mail
Threema
Signal
Brief
Treffen
Video-Konferenz

So funktioniert unser Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem ermöglicht dem Whistleblower die einfache und sichere Abgabe von Hinweisen über die o.g. Meldekanäle. Die Anonymität der hinweisgebenden Person wird dabei stets durch die Ombudsperson sichergestellt.

Sie haben sich bereits für eine Whistleblower-Lösung entschieden und benötigen noch eine Ombudsperson, um auch die Anonymität der hinweisgebenden Person zu gewährleisten? Dann entscheiden Sie sich für unser Paket Ombudsperson für bestehende Meldekanäle.

Plausibilitätsprüfung und Ersteinschätzung durch Ombudsperson

Jede eingehende Meldung der Whistleblower:innen wird dabei von einer Ombudsperson 24/7 überwacht und inhaltlich gefiltert. Zum Service gehören selbstverständlich auch eine erste Einschätzung sowie die Rückmeldungen an die hinweisgebende Person binnen der gesetzlich festgelegten Fristen.

Nachdem die Ersteinschätzung vorgenommen wurde, entscheiden Sie selbst, wie weiter verfahren und von wem die Investigation durchgeführt werden soll. Und sollten sie kompetente Unterstützung benötigen, können Sie sich auf unser Netzwerk von Rechtsanwält:innen, IT-Expert:innen etc. verlassen.

Alle Vorteile des Portals auf einen Blick:

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Hinweisgebersystem mit Ombudsperson
im Monat
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Einrichtungsgebühr: 79 €, Einrichtungsdauer: sofort verfügbar
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E-Mail-Adresse, Messenger (Signal, Threema), Postanschrift, verschlüsseltes Kontaktformular
Persönliches Treffen auf Wunsch des Hinweisgebers: 100 €/h (monatliche Abrechnung)
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Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
Umfassende Plausibilitätsprüfung von Hinweisen: 100 €/h (monatliche Abrechnung)
Gut zu wissen: Die standardmäßige Bearbeitung des eingegangen Hinweises durch die Ombudsperson ist in der monatlichen Pauschale enthalten. Erst wenn die Ombudsperson nach Absprache mit Ihnen tiefer in den Sachverhalt einsteigt oder persönlich (digital oder analog) mit dem Hinweisgeber spricht, berechnen wir 100 €/h - und das minutengenau und transparent.
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im Monat
49 €
Einrichtungsgebühr: 79 €, Einrichtungsdauer: derzeit ca. 2 Werktage
Abrechnung jährlich im Voraus, kündbar jährlich
Stundenbasierte Abrechnung der Ombudsperson: 100 €/h (monatliche Abrechnung):
Monitoring Ihrer bestehenden Meldekanäle durch eine Ombudsperson
Persönliches Treffen auf Wunsch des Hinweisgebers
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
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