Der Bundestag hat am 16.12.2022 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen. Der Bundesrat wird voraussichtlich am 10.02.2023 darüber abstimmen. Drei Monate nach Verkündung wird das HinSchG in Kraft treten. Damit werden Unternehmen voraussichtlich ab Mai 2023 verpflichtet sein, eine interne Hinweisgeber Meldestelle einzurichten.

Wer muss eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten?

Der Kreis der Beschäftigungsgeber wird durch den Gesetzgeber weit gefasst. Hierdurch soll ein weitgehendes und einheitliches Schutzniveau erreicht werden.

Zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber verpflichtet sind nach dem HinSchG

  • juristische Personen des privaten Rechts (z.B. Vereine, Aktiengesellschaften, Genossenschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Stiftungen etc.)
  • juristischen Personen des öffentlichen Rechts (z.B. Gemeinden oder Kirchen/)
  • rechtsfähige Personengesellschaften (z.B. Gesellschaft bürgerlichen Rechts, Offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft)
  • sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.

Ab wann ist die interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten?

Nach Verkündung des HinschG kommt die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber

  • für Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Beschäftigten drei Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes,
  • für Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.

Für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht. Hier bleibt abzuwarten, wie die jeweiligen Landesgesetze ausgestaltet werden.

Anforderungen an die Ausgestaltung der internen Meldestelle für Hinweisgeber

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes stellt an die Ausgestaltung der internen Meldestelle einige Anforderungen:

  • Schutz der Identität der Hinweisgeber
  • Beachtung von datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Einrichtung der Hinweisgebermeldestelle
  • Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zur Einführung einer Meldestelle
  • Ermöglichung der Übermittlung von Hinweisen auf verschiedenen (ggf. auch anonymen) Meldewegen:
    • Kanäle für Meldungen in mündlicher Form (Telefon, Sprachnachricht o.ä.) und/oder
    • Kanäle für Meldungen in schriftlicher Form (Postanschrift, Mailadresse, Messenger o.ä.) und
    • eine persönliche Zusammenkunft oder Videokonferenz mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle innerhalb einer angemessenen Zeit
  • Betreuung der Hinweisgebermeldestelle durch nachweislich geschultes Personal mit besonderer Integrität und ohne Vorliegen eines Interessenskonflikts
  • gesetzeskonforme dokumentierte Verwaltung der eingegangenen Meldung innerhalb bestimmter Fristen (Prüfung, Antwort, Ergreifung geeigneter Folgemaßnahmen).

Auslagerung der internen Meldestelle an Dritte?

Jedes Unternehmen wird sich vor Einrichtung der internen Meldestelle für Hinweisgeber mit der Frage beschäftigen, wie die technische und personelle Ausgestaltung erfolgen soll. Da nachdem HinSchG auch eine Beauftragung einer Ombudsperson mit der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle möglich ist, kann diese Option für Unternehmen von Vorteil sein:

  • Die beauftragte Ombudsperson weist die notwendige Expertise und Erfahrung auf. Eine interne Person wäre ggf. zunächst entsprechend zu qualifizieren und verfügt ggf. nicht über die notwendige Erfahrung.   
  • Interne und kostenneutrale Lösungen wie die Einrichtung einer internen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer durch das Unternehmen wird der Erfüllung des Vertraulichkeitsgebots nicht gerecht. Durch die Entgegennahme des Hinweises durch eine Ombudsperson ist die Vertraulichkeit gewahrt.
  • Sofern ein Unternehmen eine externe Überprüfung ihrer Compliance anstrebt (z.B. nach ISO 37301, ISO 37001 oder IDW PS 980), wird auch hier die Beauftragung einer Ombudsperson abgefragt.
  • Sollte es zu einem Verfahren kommen, ist die Ombudsperson zwar ein zur Wahrheit verpflichteter Zeuge. Doch auch ein Rechtsanwalt kann sich in diesem Moment nicht auf sein Zeugnisverweigerungsrecht berufen (BVerfG, 27.06.2018 – 2 BvR 1405/17).
  • Eine Ombudsperson verfügt über eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenhaftpflicht).
  • Die im HinSchG vorgegebenen Fristen werden durch die Ombudsperson überwacht und eingehalten. Fristversäumnisse werden somit vermieden.    

Empfehlung für Beschäftigungsgeber

Da das HinSchG vermutlich im Mai 2023 in Kraft tritt, sollten sich die Unternehmen zeitnah auf die Umsetzung vorbereiten:

  • Da eine Vielzahl von Unternehmen und Behörden von den neuen Regelungen betroffen sind, wird es bei den Anbietern von Hinweisgebersystemen ggf. zu Wartezeiten kommen.
  • Sofern der Betriebsrat mit einzubinden ist, muss auch hier etwas mehr Zeit eingeplant werden.
  • Durch die rechtzeitige Einrichtung einer internen Hinweisgeber Meldestelle vermeiden Sie schlussendlich auch Bußgelder.