Viele Unternehmen müssen eine interne Meldestelle einrichten
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit dem 2. Juli 2023 in Kraft. Es schützt Personen, die im beruflichen Zusammenhang Informationen über bestimmte Verstöße melden oder offenlegen.
Viele Beschäftigungsgeber müssen mindestens eine interne Meldestelle einrichten und betreiben, an die sich Beschäftigte mit entsprechenden Hinweisen wenden können. Die interne Meldestelle kann im Unternehmen selbst betrieben oder ganz beziehungsweise teilweise auf einen externen Dienstleister übertragen werden.
Für wen gilt das Gesetz?
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten und betreiben.
Für bestimmte Branchen und regulierte Unternehmen kann diese Verpflichtung unabhängig von der Zahl der Beschäftigten bestehen.
Dabei ist nicht zwingend eine bestimmte Software vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass geeignete Meldekanäle, klare Zuständigkeiten und ein an den gesetzlichen Anforderungen ausgerichtetes Verfahren vorhanden sind.
Vertraulichkeit und Schutz hinweisgebender Personen
Eine hinweisgebende Person meldet oder offenlegt im beruflichen Zusammenhang Informationen über mögliche Verstöße.
Die Identität der hinweisgebenden Person, der von einer Meldung betroffenen Personen und weiterer in der Meldung genannter Personen ist nach den gesetzlichen Vorgaben vertraulich zu behandeln. Zugriff auf eingehende Meldungen dürfen grundsätzlich nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung zuständigen sowie die sie unterstützenden Personen erhalten.
Hinweisgebende Personen werden unter den gesetzlichen Voraussetzungen vor Repressalien geschützt. Anonym eingehende Meldungen sollten bearbeitet werden. Eine allgemeine Pflicht, Meldekanäle für anonyme Meldungen bereitzustellen, besteht jedoch nicht.
Bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz drohen Geldbußen
Unternehmen, die ihren Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht nachkommen, drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro. Die höchstmögliche Geldbuße kann nach § 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG auf das bis zu 10-fache der erhöht werden (Verweisung auf § 30 Abs. 2 S. 3 OWiG). Ein Verstoß gegen die Verpflichtungen wäre z. B. das Verhindern einer Meldung oder die Verhinderung der Kommunikation nach einer Meldung. Bereits der Versuch, dies zu tun, wird mit einem Bußgeld geahndet. Es ist verboten, vorsätzlich oder fahrlässig das Vertraulichkeitsprinzip zu missachten oder Repressalien zu ergreifen oder dies zu versuchen.
Wer seine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ignoriert, muss mit Bußgeldern von bis zu 20.000 Euro rechnen.
Als interne Meldestelle für Hinweisgeber dürfen auch Dritte beauftragt werden, an die sich die Beschäftigten wenden können.
Whistleblower System mit intelligenter Meldestelle von Intelli Revolution
Die Meldestelle von Intelli Revolution stellt geeignete Kanäle für die vertrauliche Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen bereit und unterstützt den gesetzlich vorgesehenen Verfahrensablauf.
Wir bieten unsere intelligente Hinweisgeber-Meldestelle in zwei Varianten an:
- Whistleblower System mit Ombudsperson oder
- Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
Bei unserem Whistleblower System mit Ombudsperson kommunizieren der Hinweisgebende und die Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, einen Messenger (Signal, Threema) oder unsere Postanschrift. Zudem ist auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson möglich – auf Wunsch auch via Videokonferenz.
Die Meldekanäle im Überblick
So funktioniert unser Whistleblower System
Unser Hinweisgebersystem ermöglicht die einfache und vertrauliche Abgabe von Hinweisen über die genannten Meldekanäle. Die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender und betroffener Personen wird durch organisatorische Maßnahmen und geeignete Meldekanäle geschützt.
Anonyme Meldungen können über hierfür geeignete Meldekanäle bearbeitet werden.
Ombudsperson für bestehende Meldekanäle
Sie verfügen bereits über eine Whistleblower-Lösung und benötigen eine Ombudsperson für die Bearbeitung eingehender Hinweise? Dann entscheiden Sie sich für unser Paket „Ombudsperson für bestehende Meldekanäle“.
Eine juristisch ausgebildete Ombudsperson übernimmt die Entgegennahme, Dokumentation und fachliche Einordnung der eingehenden Meldungen und achtet auf die Bearbeitung innerhalb der gesetzlichen Fristen.
Erstprüfung und fachliche Einordnung durch die Ombudsperson
Die Meldekanäle stehen für die Abgabe von Hinweisen zur Verfügung. Eingehende Meldungen werden von der zuständigen Ombudsperson gesichtet, dokumentiert und fachlich eingeordnet.
Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Meldung in den Aufgabenbereich der internen Meldestelle fällt, ob weitere Informationen benötigt werden und welche Folgemaßnahmen in Betracht kommen.
Auf dieser Grundlage entscheidet Ihr Unternehmen über das weitere Vorgehen und darüber, ob und durch wen eine weitergehende Untersuchung durchgeführt wird. Bei besonderen rechtlichen, steuerlichen oder technischen Fragestellungen können geeignete Fachleute gesondert einbezogen werden.
Warum ist unser Whistleblower System etwas Besonderes?
Viele Lösungen stellen lediglich einen technischen Kanal für die Übermittlung von Hinweisen bereit. Bei unserem Hinweisgebersystem werden eingehende Meldungen zusätzlich durch eine persönliche Ombudsperson entgegengenommen, sachlich erstgeprüft und fachlich eingeordnet.
Dadurch entsteht ein vertraulicher Kommunikationskanal für hinweisgebende Personen und ein strukturierter Prozess für die Bearbeitung eingehender Meldungen.
Unser Whistleblower System lässt sich zudem einfach in bestehende Unternehmensprozesse integrieren.
Alle Vorteile des Portals auf einen Blick:
Intelli Revolution – Whistleblower System mit persönlicher Ombudsperson
Unsere Leistungspakete sind wirtschaftlich kalkulierbar und an den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ausgerichtet.
Der interne Betrieb einer Meldestelle bindet personelle Ressourcen und setzt geeignete Meldekanäle, fachkundige Ansprechpersonen und verlässliche Bearbeitungsprozesse voraus. Mit einer externen Ombudsperson können Sie diese Aufgaben organisatorisch auslagern und Ihre internen Verantwortlichen entlasten.
Sehen Sie sich unsere Leistungspakete an – mit oder ohne Hinweisgebersystem.
Zwei Pakete zur Auswahl
Wir bieten Ihnen Möglichkeiten, eine individuelle Aufklärung eingegangener Hinweise zu erledigen. Hierzu können Sie uns jeweils gesondert beauftragen.
Alle Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertsteuer.
Weiter zu: